Seit 2021 ist das Universitätsarchiv Teil der Universitätsbibliothek mit Standort in München-Freimann. Die Archivbestände werden der Wissenschaft im Lesesaal Historische Sammlungen am Standort LMU-Hauptgebäude zur Verfügung gestellt.
Das Universitätsarchiv bewahrt als Teil der Abteilung Historische Sammlungen analoges und digitales Schriftgut, audiovisuelle Medien und Sammlungen aus der Universitätsgeschichte von 1472 bis heute. Es bewertet, übernimmt, und erschließt Unterlagen aus der Universität und ihren Einrichtungen sowie Nachlässe von Universitätsangehörigen. Es gewährleistet deren geordnete Nutzung durch Forschung und Verwaltung gemäß Bayerischen Archivgesetz.
Eine gut organisierte Schriftgutverwaltung ist entscheidend für eine rechtskonforme und effiziente Verwaltung. Mit dem Wandel hin zur elektronischen Aktenführung rückt das moderne Records Management in den Fokus – es umfasst alle relevanten Informationen, unabhängig vom Medium.
Wenn Sie dem Universitätsarchiv Unterlagen übergeben möchten, nehmen Sie bitte per E-Mail an uam@ub.uni-muenchen.de oder telefonisch unter +49 (0) 89 2180 72100 Kontakt mit uns auf. Gerne vereinbaren wir einen Termin zur Bewertung und Abholung.
Relevant sind alle Unterlagen, die im Rahmen dienstlicher Tätigkeiten angefallen sind und Verwaltungshandeln nachvollziehbar machen. Sie müssen dem Universitätsarchiv zur Bewertung angeboten werden - unabhängig davon, ob sie in analoger oder digitaler Form vorliegen.
Auch Daten, für die eine gesetzliche Löschungspflicht besteht, sind dem Universitätsarchiv anzubieten. Die Abgabe an das Archiv entspricht der Löschung (Löschungssurrogat).
Der Umgang mit E-Mails richtet sich nach ihrem Informationsgehalt. Enthält eine E-Mail relevante Informationen, etwa zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, gehört sie in die Akte – idealerweise in der Form, in der die Akte geführt wird: ausgedruckt bei Papierakten oder digital bei elektronischen Akten. E-Mails ohne dauerhaften Wert, wie z. B. Terminabsprachen, müssen hingegen nicht veraktet werden.
Die Mitarbeitenden der abgebenden Organisationseinheit können selbstverständlich weiterhin Einsicht in ihre Unterlagen nehmen. Bei Bedarf ist auch eine Ausleihe möglich, falls die Akten für Verwaltungszwecke erneut benötigt werden. Bereits archivierte Unterlagen dürfen jedoch nicht mehr verändert werden.
Archivgut unterliegt gesetzlichen Schutzfristen und ist in der Regel für mindestens 30 Jahre nach Aktenabschluss gesperrt – in bestimmten Fällen auch länger. Erst nach Ablauf der Schutzfrist ist der Zugriff für Dritte möglich.
